Complexidade em Processos internos é um desafio em toda empresa, mas, principalmente àquelas em expansão.

É importante saber a diferença de empresas crescendo e empresas inchando. Conforme a expansão vai acontecendo, há estratégias erradas que acabam deixando os negócios pesados e insustentáveis, tendo por consequências dívidas, problemas sem resolução e outras farpas no dedo que afetam tanto ou mais que as já citadas.

Veja algumas dicas para otimizar sua empresa e deixa-la mais leve, fluindo e trazendo mais lucro:

TORNE MAIS LIMPO OS PROCESSOS

Um bom ponto de partida é se livrar de regras estúpidas e atividades de baixa importância que existem em abundância na maioria das empresas. Veja, por exemplo, por quantas pessoas precisa passar aquele relatório de despesas ou quantas vezes aquele mesmo serviço precisa ser refeito. Se você conseguir poupar algumas tarefas simples, haverá mais espaço para o que realmente importa!

PRIORIZE!

Quem comanda empresas sabe que todos os dias aparecem serviços com sirenes tocando em cima. As famosas urgências dos clientes. Coisas que pedem para ontem e demoram meses pra executar. Isso vale para você e seus funcionários também. Tem diretores que acordam com algo “urgente” na cabeça pra ser resolvido, param todo um departamento e a tal urgência acaba nunca saindo do papel. Uma das chaves da simplificação é descobrir o que é realmente importante (e o que não é) e reavaliar continuamente a lista de prioridades à medida que novas coisas são adicionadas.

VEJA POR OUTRA PERSPECTIVA

Vamos lá. Qual é o seu trabalho? Em resumo, é atender às necessidades de seus clientes, agregando valor suficiente para fidelizá-lo, correto? Portanto, um passo importante no processo é esclarecer proativamente o que seus clientes realmente querem e o que você pode fazer para torná-los mais bem sucedidos.

Por exemplo, ao início das vendas de uma Franquia, leve sua equipe de expansão à fábrica de produção dos produtos que serão comercializados na ponta. Por que? Para que possam realmente ver como os produtos são feitos, ora. Desta maneira, o tempo é poupado com dúvidas pequenas, eles deixam de imaginar como é e passam a realmente saber como funciona.

FOCO NA SOLUÇÃO = CAMINHO MAIS VELOZ

Tomando por base que, agora, você está trabalhando nas coisas certas e o processo está realmente fluindo, aprenda a tirar os laços, as redundâncias e o retrabalho tanto para você como para seus colaboradores. Mantenha uma equipe compacta e eficiente, assim você perderá menos tempo e, tempo, é dinheiro.

NÃO SEJA CONDESCENDENTE

Você sabia que uma das coisas que mais mantem a complexidade no processo de uma empresa é o fato dos líderes não falarem sobre o que precisa mudar? Absurdo né, mas existe aos montes. As implantações de mudança devem acontecer! Muitos funcionários de habilidade inteligência suficientes para enxergarem que os processos estão errados tem medo de “desafiar” os superiores, oferecendo soluções mais práticas. Desta maneira, continua-se a complexidade, o gerenciamento de reuniões pobres, as tarefas não claras, os e-mails desnecessários, as análises excessivas e outros hábitos gerenciais ruins. 

REDUZA OS NÍVEIS

Outra fonte de complexidade é a tendência a se criar uma estrutura antiquada de gerenciamento. A estrutura de camadas leva a gerentes que supervisionam apenas uma ou duas pessoas. Quando isso acontece, os gerentes se sentem obrigados a fazer valer seu cargo, questionando tudo o que seus subordinados estão fazendo, ou seja, gera trabalho desnecessário e reduz a boa convivência. Evite a estrutura de camadas desnecessárias e encontre formas de reduzir os níveis.

NÃO DEIXE AS ERVAS DANINHAS VOLTAREM A CRESCER

A função do líder é, basicamente, resolver problemas. É necessário aprender a escolher os problemas que você quer resolver. Que sejam grandes, que sejam reais! Desta maneira, você otimizará o seu tempo e o de seus colaboradores. As coisas fluirão mais facilmente. Mas lembre-se, a complexidade é como uma erva daninha no jardim que sempre pode voltar se não for podada com regularidade.

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Fonte: Administradores.com.br